Как продуктивността ти да скочи до небето – Част II

В първата част от статията ти обясних как да събираш задачи и какви приложения да използваш за целта.

В тази част ще ти кажа как да групираш задачите си, така че да можеш да си максимално ефективен, когато подхождаш към изпълнението им (за което ще ти кажа в третата част).Да запoчваме:

 

Групиране на задачи

 

Има няколко различни видове групиране, които ще разгледаме по-долу. Това са в общи линии начините за групиране, които аз използвах. Те са:

задачи

 

  • По място/действие – Групирай задачите така, че да можеш да свършиш повече от една задача, когато си на едно място или с едно действие.

Пример I: Да вземем за пример задачите “купи мляко” и “купи хляб”. Те изискват еднакво действие – ходене до магазина. Ето защо следва да са в една група, която да наречеш “Ходене до магазина”.

Пример II: Ако имаш само 1 час обедна почивка, в която ти се налага да ходиш до фризьор и да си платиш сметката за телефона, групирай задачите в графа “Обедна почивка”, защото планираш да ги свършиш с едно “излизане”, тоест само с едно действие.

  • По креативност – Групираните вече по-място задачи, групирай така, че най-креативните задачи да са първи, а най-техническите последни. Тук няма да се спирам надълго, защото като цяло е ясно какво трябва да се направи. Смисълът на това е да свършиш креативните задачи възможно най-рано, докато все още имаш енергия и мозъкът ти е свеж, а не да ги отлагаш за по-късно, когато ще си уморен.

Пример: Имаш задачи “Да отида до банката, за да изтегля пари” и “Да напиша есе” – по-добре е да първо да напишеш есето, а чак след това да отидеш до банката, защото ходенето до банката е механична дейност, а писането на есето – креативна.

задачи

 

И така – вече имаш лист със задачи, които е групиран по 2 различни признака!

Пример:

Когато съм в офиса (групиране по място) имам да свършаследните задачи, подредени по креативност:

  • Да напиша един абзац от проект Х
  • Да отговоря на клиентските съобщения на Х и У
  • Да говоря с шефа
  • Да изчистя бюрото

Забележи, че задачите са разбити на малки подзадачи. Вместо да кажа “да довърша проект Х”, аз казвам “да напиша един абзац от проект Х”. Има голяма разлика – в първия случай мозъкът ти възприема задачата като нещо прекалено голямо и аморфно и е много вероятно да се уплаши от нея и да не иска да я дори да я започва. Във втория случай задачата е ясна, точна и изпълнима за мозъка. Разбиването на задачи обаче е обширна тема и заслужава своя собствена статия, която смятам да напиша скоро!

Представената в тази статия система, разбира се, е проста и не отразява много важни фактори. Аз обаче използвам именно тази система и при мен тя работи прекрасно. Съветвам всеки да я тества и да я нагоди спрямо своите нужди, а не сляпо да я следва.

Също така можеш да добавяш нови деления към тези задачи според особеностите на ежедневието ти. Едно от нещата, които липсват в системата, е спешност на задачата – аз лично почти нямам спешни задачи, затова нямам нужда да групирам задачите си по този критерий. Ти обаче можеш да го включиш, ако ти се налага.

В следващата тема ще се захванем с изпълнението на задачите!

Успех!

П. С. В предишната версия на статията имаше и групиране на задачите по вълна, което реших да премахна поради прекомерно усложняване на системата.

Ако тази статия ти е харесала, моля сподели я с приятели! 😛