Хората са полудели по организацията  на времето. Имам чувството, че накъдето и да се обърна, някой говори за продуктивност и как трябва да използваме поредна супер-дупер система, иначе ще се провалим…

Това, разбира се, в повечето случаи не е вярно. Не ти е нужна невероятно сложна и комплексна система, за да постигнеш страхотни успехи в продуктивността си.

Аз лично съм се убедил в това, тъй като съм маниак на тема организация на времето и продуктивност (дори съм правил събитие на живо по темата). Чел съм стотици материали по темата и съм пробвал почти всичко, за което можеш да се сетиш.

Ако има едно нещо, което със сигурност разбрах във връзка с продуктивността, то е следното – простите неща работят по-добре от сложните. Това правило се отнася до почти всичко в бизнеса и живота.

Какво имам предвид? Прекалено сложните системи имат няколко проблема. Те са:

• Прекалено обременяващи за мозъка. Той започва да ги възприема, като нещо, което ще отнеме прекалено много енергия, а мозъкът, както предполагам знаеш, е орган, който се стреми да пести енергия. Ето защо, ако организацията на времето ти е много сложна, мозъкът автоматично ще започне да “отлага” започването на задачите, за да те “пази”.

• С много малък ROI (възвръщаемост на инвестицията) – в организацията на времето важи следния принцип – ако направиш нещо сравнително добре, ще получиш 80% от желаните резултати. Ако го направиш мега-гига-супер добре ще получиш 100% от желаните резултати. Във втория случай обаче усилието е в пъти по-голямо. Аз лично предпочитам да положа най-малкото необходимо усилие, което да ме доведе до най-големия възможен резултат (този принцип е известен като правилото 80/20 или принципът на Парето).

Ето защо в момента аз базирам цялата си продуктивност на една проста система, която ще споделя с теб.

Представям ти – СИСТЕМАТА!

Системата включва само 2 елемента:

•  Ясно определени задачи, по които да действаш

•  Фокусирани блокове от време, през които действаш по задачите

Нека започнем със задачите. Правилата за определянето им са следните:

• Определи си не повече от 3-4 основни задачи за всеки ден. Под основни разбирам задачи, които изискват средно до значително мозъчно натоварване, за да бъдат осъществени. С други думи да изпереш или да изгладиш не би трябвало да са в този лист със задачи (можеш да ги сложиш в друг лист, но пази листа с основните си задачи чист).

• Самите задачи не трябва да са повече от 3-4, защото повече задачи би значело прекалено много преминавания на мозъка от една вълна на друга, а това води до загуба на волева енергия. Дори най-добрата система за организация на времето не може да ти даде максимална продуктивност по повече от 3-4 различни проекта. Мозъкът просто не работи така, но за съжаление много хора не го разбират. 

• След като определиш кои са задачите, подреди ги по важност, като започнеш от най-важната.

• Определи ясен резултат от задачите си – това ще рече да имаш обективен критерий кога една задача е изпълнена. Например вместо да поставяш задача “поддържай блога си”, постави задача “напиши една статия” или “пиши статия 40 минути”. Последните са ясно определени и знаеш кога си ги осъществил. Винаги описвай задачите си по този начин и никога не ги прави прекалено общи. Дори само това да вземеш от тази статия, ще увеличиш многократно продуктивността си!

Сега е времето да ти споделя повече за втория елемент – фокусираните блокове от време. Това са блокове от време, в които си на предела на концентрацията и работиш само върху съответната задача. Правилата тук са:

• Блокирай не повече от 20 минути в началото, докато не се научиш да се фокусираш за повече време.

• Изключи телефона си и махни всякакви източници на разсейване.

• Започни от най-важната задача и работи по нея, докато не я изпълниш.

• Ако, докато работиш върху съответната задача, изскочи някоя нова задача или се появи нещо разсейващо, което налага да се извърши някакво действие, запиши го отстрани на парче хартия или в Notes на телефона/лаптопа си.

Аз лично съм си направил следмия Note в Notes на моя Макбук:

Във For the day записвам задачите, които вече съм определил подредени по важност. В Immediate записвам задачите, които се появяват в процеса на работа, за да мога да ги свърша веднага след като изтече блокът от време.

Е, това е! Туко що ти дадох най-простата и ефективна стратегия за организация на времето, която знам! Приложи я още днес и ще се убедиш, че простотата работи!

Успех в управлението на време!

Успех,

Velizar V